外国人従業員が退職したときに会社が行う手続き｜届出・証明書・年金

外国人従業員が退職したときに会社が行う手続きは、雇用保険・社会保険・住民税・源泉徴収票など、原則として日本人と同じです。これに加えて、雇用保険被保険者資格喪失届の「外国人欄」の記入（在留カード番号等）、雇用保険に入っていない人の外国人雇用状況の届出、入管への届出、退職証明書の交付、帰国する人への脱退一時金の案内という外国人特有の手続きがあります。特定技能外国人の場合は、雇用契約終了の随時届出（14日以内）など入管への届出が義務になります。

本記事では、退職時に会社が行う手続きを一覧にし、外国人特有の手続きのポイントと、特定技能外国人の退職で追加される届出、退職後に本人が行う手続きを、現時点の制度に基づいて解説します。

外国人従業員が退職した場合、会社が行う手続き

外国人従業員が退職した場合に会社側が行う手続きは、原則として日本人と同様です。外国人特有の項目を含めて一覧にすると次のとおりです。

雇用保険被保険者資格喪失届

雇用保険被保険者資格喪失届の届出は基本的に日本人と同じですが、外国人被保険者用の欄に氏名（ローマ字）、在留カード番号、在留期間、派遣・請負就労区分、国籍・地域、在留資格を記入する箇所があります。在留カード番号は本人の在留カードに記載されているので、退職前に写しを取っておくと記入漏れを防げます。

入管法では、外国人が離職した場合に雇用側が出入国在留管理庁に届け出るよう努めなければならないと定められていますが、ハローワークへ雇用保険被保険者資格喪失届（外国人欄を記入したもの）を提出することで、入管への届出は免除されます。

退職証明書

外国人が退職後に帰国せず転職する場合、転職先での在留資格変更や就労資格証明書の交付申請の際に、入管へ退職証明書を提出することがあります。退職する外国人から求められたら「退職証明書」を交付してください。

退職証明書に決まった書式はありませんが、労働基準法第22条に定めがあります。労働者が退職の場合に、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）について証明書を請求したときは、使用者は遅滞なく交付しなければなりません。

住民税と源泉徴収票

住民税は前年の所得に対して翌年6月から翌々年5月までの12回で特別徴収されるため、退職時には残額の扱いを決める必要があります。1月1日〜5月31日に退職する場合は、残額を最後の給与・退職金から一括徴収することが義務です。6月1日〜12月31日の退職は、本人の希望で一括徴収するか、普通徴収に切り替えます。帰国する場合は、出国前に残額を一括徴収するか、納税管理人を定めて届け出る必要があります。

源泉徴収票は退職後1か月以内に交付します。帰国する人は、出国の時点で年の途中であっても、出国前に年末調整を行うか確定申告をすることになります。

外国人が退職後帰国する場合

雇用していた外国人が退職後に帰国する場合、日本で加入していた年金をそのまま受け取ることはできません。厚生年金の加入期間が6か月以上あるなど一定の条件を満たしていれば、日本を出国後2年以内に「脱退一時金」を請求できます。脱退一時金は、保険料の掛け捨てを防ぐため加入期間に応じて支払われる一時金で、計算の上限となる加入期間は2021年4月以降は5年（60か月）です。社会保障協定を結んでいる国の出身者は、年金加入期間の通算を選べる場合もあります。

脱退一時金の請求は本人が行う手続きなので会社が行うことはありませんが、退職時に制度の存在と請求期限を説明しておくと、本人の不利益と後々の問い合わせを減らせます。帰国時には在留カードを空港で返納することも案内してください。

特定技能外国人が退職する場合に追加される手続き

特定技能外国人の場合、上記の手続きに加えて、特定技能所属機関として入管へ届け出る義務があります。登録支援機関と契約していても、これらの届出を登録支援機関が代わりに行うことはできません。

• 特定技能雇用契約の終了の届出（参考様式第3-1-2号）：契約終了から14日以内
• 受入れ困難に係る届出（参考様式第3-4号）：会社都合の退職、病気・けが、行方不明など受入れの継続が困難になった場合。退職するか否かにかかわらず、困難となった事由が生じた日から14日以内
• 支援委託契約の終了の届出（参考様式第3-3-2号）：登録支援機関との契約を終了した場合
• 転職支援：会社都合の離職の場合は、次の受入れ先の情報提供、推薦状の作成、求職活動のための有給休暇の付与などの転職支援が義務

届出の詳細は特定技能所属機関の随時届出とは、本人の転職・失業時の在留資格の扱いは特定技能外国人の失業・転職をご覧ください。

退職後に本人が行う手続きと会社が知っておくべきこと

• 所属機関に関する届出（本人・14日以内）：技人国など就労資格の人は、退職後14日以内に入管へ「契約機関に関する届出」を行う。転職先が決まれば同じく14日以内に届出
• 在留資格の維持：正当な理由なく3か月以上就労資格の活動を行っていないと在留資格取消しの対象になる。求職活動の記録を残すよう本人に伝える
• 転職先での手続き：技人国は同種の業務なら届出で転職できるが、特定技能は勤務先が変わると在留資格変更許可申請が必要で、許可までは新しい職場で働けない

在留資格の取消しについては就労ビザの取り消しと企業が気を付けるべきポイントをご覧ください。

よくある質問

Q. 退職する外国人が雇用保険に入っていませんでした。入管への届出は必要ですか？

ハローワークへの外国人雇用状況届出書（離職）を翌月末日までに提出すれば、入管への届出は免除されます。

Q. 退職証明書に「解雇」と書いてよいですか？

本人が退職の事由の記載を請求した場合に限ります。請求していない事項を記載することは労働基準法で禁止されています。

Q. 帰国する外国人の住民税はどうなりますか？

出国前に残額を一括徴収するのが原則です。徴収しきれない場合は、本人が納税管理人を定めて市区町村に届け出ます。

Q. 特定技能外国人が自己都合で辞めました。受入れ困難の届出は必要ですか？

自己都合退職の場合は雇用契約終了の届出（第3-1-2号）を14日以内に行います。受入れ困難の届出は会社都合や病気・行方不明など受入れ継続が困難になった場合の届出です。

まとめ

• 退職時の手続きは原則日本人と同じ。外国人特有なのは、雇用保険資格喪失届の外国人欄、外国人雇用状況届出、入管への届出、退職証明書、脱退一時金の案内
• 雇用保険の資格喪失届を出せば入管への届出は免除。雇用保険に入っていない人は翌月末日までに外国人雇用状況届出
• 退職証明書は本人が請求した事項だけを記載する
• 特定技能外国人は雇用契約終了・受入れ困難・支援委託契約終了の随時届出（14日以内）が義務。登録支援機関は代行できない

日本人と比べて外国人は転職への抵抗が少なく、雇用条件や生活環境が合えば早期に転職することも珍しくありません。外国人を雇用する際は、退職時に会社が何をすべきかもあわせて把握しておくことをおすすめします。

参考資料