外国人留学生を採用する企業が増えています。留学生は一般的に留学ビザで滞在しており、1週について28時間以内のアルバイトまでしか認められていません。内定を出して正式に採用するには、留学ビザから就労ビザへの変更が必要です。
この変更手続きは、留学生だけでできるわけではなく、採用する企業の協力も不可欠です。
企業が、外国人留学生を採用する際に必要な留学ビザから就労ビザ変更申請のポイントを解説します。
目次
留学生採用のメリットと在留資格変更の重要性
少子高齢化により日本人の若い働き手が減る中で、外国人留学生を戦力として迎え入れる企業が増えています。
外国人留学生を採用する際は留学ビザから就労ビザへの切り替えが必要で、企業もその手続きに協力する必要があります。
留学生を雇用するメリット
少子高齢化により、日本人の若い働き手が減る中で、留学生を雇用する動きが出ています。
留学生には、日本の大学を卒業した後母国に帰る人だけでなく、日本が好きで日本の生活に慣れたので、そのまま日本で就職したいと考える方も少なくありません。
留学生の雇用は、企業がその留学生の母国に進出する際に即戦力になるというメリットがあります。
海外進出を考えていない企業でも、違う価値観を持つ人材を雇用することは企業に活性化をもたらすきっかけになったり、新しいアイデアが生まれる可能性があります。
「留学」から「就労」への変更は原則と例外の理解が鍵
留学生を採用する際は、在留資格の変更が必要になります。
一般的に留学生は、「留学」の在留資格で、大学などに留学しています。
留学生で資格外活動の許可を得ている人であれば、1週について28時間以内のアルバイトが認められています。
また、留学生をインターンシップとして働かせる場合は、資格外活動の個別許可を得ることで、週28時間を超える労働に従事できることもあります。
ただ、留学生を本格的に採用する際は、留学ビザから就労ビザへの変更が必要になります。
留学生を採用する際は、「留学」の在留資格から、就労が可能な技術・人文知識・国際業務」、「特定活動（46号）」、「特定技能」への変更が必要です。
なお、留学生が既に卒業している場合は、「留学」の在留資格のままでは在留期限までしか滞在できませんので、速やかに「特定活動（就職活動）」や「特定活動（内定待機）」への変更手続きを行う必要があります。
採用決定から内定までのチェックポイント（企業側）
留学生を採用する際は、留学生の学歴や専門性を確認し、その学歴や専門性に見合った職務を行わせなければなりません。そして、その職務に合う就労ビザを選ぶことが求められます。
学歴・専門性の確認
留学生を採用する際は、まず、留学生の学歴や専門性を確認することが大切です。学歴や専門性に応じて、在留資格が異なるためです。
例えば、大卒、専門卒以上であれば、「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格により、ホワイトカラー系の業務に従事することになります。
それ以外の学歴の方の場合、所定の技能試験や日本語試験に合格することで「特定技能」の在留資格により、主に現場での仕事に従事することになります。
なお、大卒以上で高い日本語能力がある方なら、「特定活動（46号）」により、比較的幅広い業務に従事できます。
職務内容の明確化
留学生を採用する際は、留学生にどのような職務に従事させるのかを明確化しなければなりません。
就労ビザは、それぞれ就労できる職務の内容が異なっています。
「技術・人文知識・国際業務」の場合は、専門性の高いホワイトカラー系の業務しか従事できませんし、「特定技能」の場合は主に現場での仕事にしか従事できません。
「特定活動（46号）」の場合は、比較的幅広い業務に従事できますが、無制限ではないので注意が必要です。
採用時の内定時期と卒業後の活動期間の把握
留学ビザでの在留期間は、4年3月・4年・3年3月・3年・2年3月・2年・1年3月・1年・6月・3月のいずれかの期間となっており、留学生ごとに異なっています。
内定後、採用までの間、留学ビザのまま、滞在できるのか確認が必要です。
すでに学校を卒業している場合は、採用時期までの滞在を目的とした「特定活動」の在留資格への変更が必要になることもあります。
留学ビザから就労ビザへの変更申請手続き
留学ビザから就労ビザへの変更申請手続きには、最低でも1か月〜2か月かかります。準備期間も考慮すると3か月前から準備を進めるべきです。
変更申請手続きに必要な提出書類は、留学生本人だけではなく、企業側でも準備しなければならないものもあります。
申請時期と標準処理期間
留学先の学校を卒業した後は、在留期限までに、帰国しなければなりません。そのため、留学ビザから就労ビザへの変更は、卒業する前に始める必要があります。
留学ビザから就労ビザへの変更にかかる標準処理期間は、1か月〜2か月とされています。
4月から留学生に働いてもらいたい場合は、2月から3月までに手続きを始めれば間に合うと思うかもしれません。
しかし、この時期は、ビザ申請の窓口が込み合う時期でもあるため、余裕を持って申請したいところです。
例年、4月入社の申請受付は前年の12月から始まります。12月に入ったらすぐに申請できるよう、卒業見込み証明書を取得し、在留資格変更許可申請を始めておくべきです。
提出書類の準備：企業側と申請人側の役割分担
留学ビザから就労ビザへの変更は、留学生本人が申請するのが原則ですが、採用する企業側の書類も必要になります。
留学生本人は、留学期間中の滞在が良好であったか、卒業できるかといった点に関する書類の提出が必要です。
企業側は、会社の経営実態があるかどうかについての書類や、留学生との雇用契約書の内容、留学生を雇用する理由書などの提出が求められます。
● 在留資格変更許可申請書
● 写真 １葉
● パスポート、在留カードの提示
● 履歴書
● 大学等の卒業証明書又は卒業見込み証明書（卒業見込み証明書の場合、許可時に卒業証明書が 必要）
● 申請理由書
● 企業のカテゴリー（1から4）に応じた企業に関する証明文書
● 雇用契約書
● 登記事項証明書
● 事業内容を明らかにする資料
● 直近の年度の決算文書の写し等
● 雇用理由書
上記の申請書類は概要であり、実際には、更に多数の文書の提出が必要になります。
許可の確率を高める「理由書」の書き方
留学ビザから就労ビザへの変更する際は、申請人本人が「申請理由書」、留学生を雇用する企業側も「雇用理由書」を提出することが望ましいです。
明確に求められないこともありますが、留学ビザから就労ビザへの変更許可が認められる可能性が高まります。
申請理由書には、日本に留学した理由、これまでの学歴や日本で学んだこと、勤務先に日本の企業を選んだ理由、今後の展望などについて、わかりやすくまとめることが大切です。
雇用理由書では、企業がその留学生を採用する必要性、その留学生に担当させる職務が就労ビザに適合していることなどを説明します。
不許可リスクの回避と内定者へのフォローアップ
留学ビザから就労ビザへの変更は簡単な手続きと思われがちですが、実際には不許可になってしまうことが少なくありません。
就労ビザの要件は、申請人本人が満たしていない場合だけでなく、企業側が要件を満たしていないために採用できないこともあります。
また、留学生の在留状況が不良な場合も変更が認められないこともあります。
不許可になりやすい典型的な事例
留学ビザから就労ビザへの変更が認められるためには、留学生の在留状況が良好であることと就労ビザの要件を満たすことが求められます。
留学生の在留状況については次のような場合に不許可になりやすいです。
● 資格外活動を認められた留学生がオーバーワークしている。
● 学校の成績が悪かったり、出席率が低い。
● 在留カード等の届出義務を怠っていた。
そもそも就労ビザの要件を満たしていない場合もあります
特に、留学生に担当させる職務が就労ビザに適合していない場合は許可されません。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得しようとしている留学生に単純作業を担当させる場合は、許可されません。
その他、在留資格に応じた細かい要件を満たしていない場合は、不許可となってしまいます。
不許可時の対応
全く要件をクリアしていない場合は、再申請しても意味がありませんが、要件を満たしているはずなのに、そのことが出入国管理局に伝わっていないために、不許可になってしまうこともあります。
そのような場合は、提出する書類を見直し、足りない部分については、理由書でしっかり説明することで許可に繋げられることがあります。
様々な理由により、就労ビザへの変更が認められず、留学ビザが切れてしまった場合は、留学生を一旦帰国させて、改めて、就労ビザの新規取得を目指すことも検討します。
内定から就労開始までの注意点
優秀な留学生を採用することが決まり、その留学生に担当させる職務内容が就労ビザに適合しており、企業側では、何の問題がない場合でも、留学生側で何らかの問題を起こしてしまうと、留学ビザから就労ビザへの変更が認められなくなることもあります。
留学ビザから就労ビザへの変更の際は、留学時代の在留状況も考慮されることを留学生にも周知し、オーバーワークに注意することや、卒業までにしっかり学業に励むように促しましょう。
また、留学生を採用するのが初めての場合は、採用企業側が就労ビザの要件を満たしているか判断が難しいこともあると思います。
企業側が要件を満たさないために、留学生を採用できなくなることは絶対に避けるべきことですから、早い段階で就労ビザに詳しい行政書士等の専門家に相談することが大切です。
当事務所のサポート・強み
留学ビザから就労ビザへの変更は、申請者本人だけでなく企業側も様々な要件を満たすことが求められますし、用意すべき必要書類も膨大な量になります。
留学生を採用するのが初めてという方は、確認事項や必要書類の多さに戸惑い、何から始めてよいのか分からないこともあるのではないでしょうか。
行政書士法人タッチは、日本のビザ申請を専門としており、お客様の状況に応じたきめ細やかなサポートを行うことができます。
留学生の採用や留学ビザから就労ビザへの変更の際に懸念される点があれば、アドバイスを提供し、必要書類の収集や申請書の作成をお客様に代わって行うことができます。
外国人材の受け入れは専門家にご相談ください
留学生を初めとする外国人材は、今後、日本の企業にとって重要な戦力になっていきます。
外国人材の採用のためには、就労ビザの取得などの様々な要件をクリアしなければなりません。
留学生を採用する際の留学ビザから就労ビザへの変更手続きも簡単な手続きではないので、確実な変更を目指すなら、日本のビザ申請専門の行政書士へご相談ください。
行政書士法人タッチにご相談いただければ、完全サポートします。
